Manejo del tiempo


El manejo del tiempo es otra habilidad súper importante para un líder. Todo proyecto se realiza para lograr una meta en un tiempo específico. De qué me vale fijar la meta de construir un acueducto si no soy capaz de saber en cuánto tiempo lo tendré. 

Recuerdo una definición de la palabra calidad muy interesante y que aplica. Dice así: calidad es hacer las cosas bien, todo el tiempo, a tiempo, bajo las especificaciones del cliente. A tiempo y todo el tiempo. Si tu trabajo tiene calidad es porque estuvo terminado a tiempo.

El manejo del tiempo les permite a los líderes sacar mayor provecho. Desde luego que el tiempo asignado para cada proyecto, o tarea debe ser el adecuado, que permita un trabajo no sólo eficaz, sino eficiente. Una tarea es eficaz si se completa,si está terminada con las especificaciones correctas, sin embargo, no es eficiente si el proyecto que realizamos para ejecutar esa tarea o para llegar a esa meta fue deficiente.

Los líderes usan mucho de su tiempo asistiendo en las operaciones, en reuniones y demás, Pero deben también dedicar tiempo a planificar y organizar. Para esto deben abstraerse -lo que la revista Harvard Business define como subirse al balcón.Hay que sacar ese tiempo que nos permite liderar mejor. Subirseal balcón es mirar desde una perspectiva lo que se está haciendo. Para eso también debemos dedicar tiempo.

¿Qué tan bueno eres manejando el tiempo? la guía de Toastmasters nos presenta ciertos enunciados que debemos de alguna manera meditar, pensar y saber qué tanto cumplimos con esto.1. hacer una lista de cosas para hacer en el día.2. Definir plazos para uno mismo. Tendemos a definirle plazos a las personas que trabajan con nosotros: “Haz esto en dos días”, “Haz esto en las próximas dos horas”, “complétalo antes del mediodía”. Debemos definir plazos para nosotros mismos, priorizo las cosas. Si tengo 10 tareas que hacer, obviamente hay unas que son más relevantes que otras, debemos sentarnos y priorizar que debemos hacer primero. Delego tareas cuando es posible. Es muy importante delegar. Es un tema que vamos a discutir en otro episodio.3. Dividir los proyectos grandes en pequeños proyectos más manejables.4. Dedico tiempo en el día para imprevistos. Debemos pensar siempre en los imprevistos. Nada es perfecto, por lo tanto,la posibilidad de que haya imprevistos siempre está ahí.

¿Qué tanto cumples con estos enunciados? ¿siempre? ¿de vez en cuando o nunca?

La guía de Toastmasters nos da una serie de Consejos:1. Planifica tiempo suficiente para las cosas. No todo se puede hacer en cinco minutos o en una hora o en dos horas. Piensa que tanto puedes hacer realísticamente en el tiempo previsto. Como dije anteriormente, permite cierto tiempo. 2. Manejar los imprevistos minimiza el estrés. No diga a todo que sí. Piensa, pregunta, evalúa. 3. A veces trabajar rápido causa más problemas porque las personas cometen más errores. Tengo un ejemplo que compartir de una empresa que se dedicaba a llenar formularios de tarjetas de crédito. El gerente notó que tenían un tiempo muy corto para llenar los formularios,porque a la empresa le interesaba que en cierta cantidad de tiempo se llenarán la mayor cantidad de formularios posibles, pero, con esta metodología el porcentaje deerrores era muy alto. El gerente hizo un cambio. Decidió que los operadores dedicaran más tiempo en cada formulario. Que lo leyeran dos o tres veces antes de entregarlo. Simplemente la calidad de entrega mejoró, por qué se dedicó un tiempo mayor a la revisión y al llenado de los formularios. Esta es una estrategia qué te puede funcionar, pero también puede ser que no. Depende, pero si quieres calidad en la entrega el manejo del tiempo es muy importante.

Otra cosa que nos sucede es que a veces esperamos hasta el último minuto para hacer algo. Con esto corres el riesgo de añadirle más estrés a algo que quizás podrías resolver tranquilamente. A veces evitamos y evitamos y al final quedamos acorralados con el hecho de que hay que hacer lo que tenemos que hacer. 

En resumen:1. Identifica las metas de corto mediano y largo plazo para saber qué tiempo le vas a dedicar.2. Haz una lista de cosas por hacer diarias, asigna prioridades y haz un calendario para poner tus tareas.3. Delega cuando sea posible. Como les dije anteriormente esto lo discutiremos más a fondo en otro episodio.4. Permite tiempo para imprevistos. Siempre es muy importante porque no somos perfectos.5. Maneja las interrupciones. Si el celular va a estar sonando a cada momento entonces Quizás es mejor que lo apagues y lo pongas en otro lugar.

¿Cómo manejas el tiempo? Escríbenos a tomashernandez@liderazgo101.net y aprendamos nuevas formas de hacer las cosas bien Hasta pronto gracias

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